Strukturierte Ablage und Indexierung von Dokumenten mit der Archivierungshilfe (Filing Assist)

In Kombination mit Canon imageRUNNER ADVANCE DX-Geräten beschleunigt die Archivierungshilfe den digitalen Wandel eines Unternehmens. Sie spart Zeit, reduziert Eingabefehler und sorgt für eine konsistente Ablage, damit Sie finden, was Sie brauchen, wann und wo auch immer - zu Hause, im Büro oder unterwegs.

Archivierungshilfe – automatisches Stapelscannen

Das automatische Stapelscannen von Canon imageRUNNER ADVANCE DX-Geräten in Kombination mit uniFLOW Online nutzt einen vorkonfigurierten Scan-Workflow, der sich ideal für das Scannen von Stapeln sich wiederholender Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine, Kommissionierlisten und Bestellungen eignet.

Effizienzsteigerung durch vorkonfigurierte Workflows
Nach der Identifizierung und Auswahl des erforderlichen Scan-Workflows am Gerät können Dokumentenstapel sofort gescannt werden.

Nach dem Hochladen werden die Dokumenttypen automatisch anhand der Dokumentenstruktur und der festgelegten Textpositionen erkannt. Dateinamen und Metadaten sind bereits vorausgefüllt. Zurück am Arbeitsplatz validiert der Benutzer die vorausgefüllten Daten im uniFLOW Online Scan Center. Bei Fehlern kann die Vorschau geöffnet werden, um das OCR-Ergebnis zu bearbeiten oder einen anderen OCR-Block auszuwählen. Anschließend werden die Dokumente durch Klicken auf die Schaltfläche "Senden" an den endgültigen Empfänger übermittelt.

Optional kann die Validierung im Scan Center für z.B. nicht fehleranfällige Dokumente übersprungen werden. In diesem Fall findet keine zusätzliche manuelle Prüfung statt. Die gescannten Dateien werden sofort an das gewünschte Ziel übermittelt. OCR-Prüfungen werden dann im Speicherort durchgeführt oder aufgrund der Einfachheit der Dokumente vernachlässigt.

Automatisierung mit Archivierungshilfe
Die intelligente Formularerkennung sorgt dafür, dass Dokumente erkannt und mit dem richtigen Dateinamen und den richtigen Metadaten versehen werden. Die automatische Datenerfassung macht die zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Ablage und Indexierung überflüssig. Dank der vorausgefüllten Dateinamen und Metadaten ist das Suchen und Abrufen von Dokumenten schnell und einfach.

Intelligente Ablage

Dokumente nach Typ oder Textinhalt ablegen und benennen. OCR-Erkennung und Metadatenextraktion.

Scannen beliebiger Papierformate

Schnelles Scannen und automatische Erkennung von Dokumenten im Format bis DIN A3.

Stapelweises Scannen

Verwenden Sie vordefinierte Regeln, um Dokumentenstapel in separate Dateien aufzuteilen.

Cloud-Speicher

Strukturierte Speicherung von Dateien in Verzeichnispfaden in beliebten Cloud-Diensten.

Meine Archivierungshilfe – Scannen on demand

Der Scan-Workflow "Meine Archivierungshilfe" ist ideal für das Ad-hoc-Scannen einzelner Dokumente, die online gespeichert und mit einem Dateinamen versehen werden müssen. Dieser einfache On-Demand-Scanprozess ist ideal für Personal- und Rechtsdokumente sowie für Verkaufsunterlagen, Marketing-, IT- und Facility-Management-Dokumente wie

Leistungsbeurteilungen
Lizenzvereinbarungen
Immobilien-Portfolios
Antragsformulare
Arbeitsverträge

Schaffen Sie Einfachheit und sparen Sie Zeit

Nach der Identifizierung am Gerät können Benutzer den Scan-Workflow "Meine Archivierungshilfe" wählen, um das Scannen ihres Dokuments zu starten. Das Dokument wird automatisch hochgeladen und verarbeitet, was wertvolle Zeit spart. Zurück am Arbeitsplatz wählt der Benutzer Speicherort, Zielordner und das Dateiformat. Schließlich können ein oder mehrere OCR-Textblöcke ausgewählt und das Dokument benannt werden. Sobald alle Eigenschaften des Druckjobs eingestellt sind, wird das gescannte Dokument durch Klicken auf die Schaltfläche "Senden" gespeichert.