Gesichertes Scannen von Dokumenten

Das Scannen und der Schutz von Geschäftsdaten werden immer wichtiger, da sich die Geschäftsanforderungen weiterentwickelt haben und die Cloud-Nutzung immer mehr Einzug in den Büroalltag gehalten hat. Mit uniFLOW Online können Benutzer in einen lokalen Netzwerkordner, an eine E-Mail-Adresse, auf den Desktop oder an verschiedene Cloud-Ziele scannen. Scan-Verarbeitung, Gerätezugriffskontrolle und die Verschlüsselung der gescannten Dateien sind integraler Bestandteil des Scan-Angebots.

Digitalisieren von Dokumenten

Das Digitalisieren von Dokumenten reduziert manuelle Eingriffe und optimiert Geschäftsprozesse und Sicherheitsmaßnahmen. Mit uniFLOW Online können Anwender Dokumente auf den meisten Canon-Multifunktionsdruckern scannen und dabei Scanoptionen direkt am Gerät ändern, Metadaten eingeben und einen Ordner auswählen. Der Zugriff auf Scanprofile kann auf einzelne Benutzer oder Gruppen beschränkt werden.

Scannen von Quittungen und Visitenkarten

uniFLOW Online vereinfacht die Verwaltung von Quittungen und Visitenkarten. Beim Scannen kann der Benutzer zwischen "Freie Größe" und "Standardgröße" wählen. Belege in "Standardgröße" können auch über den Dokumenteneinzug gescannt werden. Mit der Option "Freie Größe" können mehrere ungleich große Quittungen auf dem Scannerglas platziert und gescannt werden. Die einzelnen Belege werden dann automatisch erkannt, zugeschnitten und gedreht.

Die Archivierungshilfe (Filing Assist)

Bis vor kurzem diente das Scannen lediglich der Archivierung von Dokumenten; Ablage und Indexierung erfolgten manuell, was eine zeitraubende Aufgabe war. Heute gewinnt das Scannen mit den sich entwickelnden Geschäftsanforderungen zunehmend an Bedeutung. Stapel von Dokumenten müssen in einem Durchgang gescannt und automatisch mit Dateinamen und Metadaten ergänzt werden, bevor sie in verschiedenen Cloud-Diensten gespeichert werden. Die Archivierungshilfe eignet sich perfekt für sich wiederholende Scanprozesse ähnlicher Dokumententypen.

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Leistungsstarke Scanverarbeitung

uniFLOW Online bietet eine breite Palette von Funktionen für die Scanverarbeitung, von denen die Benutzer profitieren können. Verschiedene Funktionen beim Scannen mit uniFLOW Online verbessern die Bildqualität und OCR-Genauigkeit. Mehrere Belege und Visitenkarten können gleichzeitig gescannt und dann als ein einziges Dokument gespeichert werden.

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Delegierung zur Weiterverarbeitung

Bei der Digitalisierung von Dokumenten müssen die Benutzer, die ein Dokument einscannen, nicht immer auch die Personen sein, die es bearbeiten. Oft kann es effektiver sein, die Arbeit an eine andere Person zu delegieren. In manchen Situationen ist es unerlässlich, dass die Dokumente innerhalb eines bestimmten Zeitraums verarbeitet werden. Um dem gerecht zu werden, können in der Archivierungshilfe eingescannte Dokumente auch automatisch delegiert werden, sobald ein bestimmter Zeitraum verstrichen ist.

Speichern in verschiedene Scanziele

Mit uniFLOW Online können Benutzer ihre Dokumente scannen und an unterschiedliche Scanziele, wie beispielsweise SharePoint, Dropbox oder einen lokalen Ordner senden, was wiederholte Scanvorgänge vereinfacht.

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