Einfache Budgetverwaltung

Da Drucken und Kopieren in Bildungseinrichtungen eine wichtige Rolle spielen, ist es erforderlich, eine Richtlinie zur fairen Nutzung festzulegen und diese Dienste in Rechnung zu stellen. Budgets sind das perfekte Mittel, um Druck- und Kopieraktivitäten zu begrenzen. Sie können nur für einzelne Benutzer, Gruppen und Standorte aktiviert oder deaktiviert werden.

Abrechnung von Kopier- und Druckkosten für Studenten

Nach der Anmeldung am Gerät sehen die Benutzer ihr verbleibendes Budget oben in der Druckwarteschlange. uniFLOW Online berechnet, welche Aufträge mit dem verbleibenden Budget gedruckt werden können, und lehnt alle Aufträge ab, die das Budget überschreiten.

Aufträge können aufgrund technischer Probleme wie Papierstau abgebrochen werden. Abgebrochene Druck- oder Kopieraufträge werden automatisch erstattet und in einem entsprechenden Transaktionseintrag ausgewiesen. Jede Kopiersitzung dauert einen bestimmten Zeitraum; mögliche Rückerstattungen werden nach dem Ende der Sitzung berechnet, was bis zu 30 Minuten dauern kann. Im Notfallmodus, bei aktivierten Budgets, ist das Drucken von Dokumenten aus der Cloud nicht möglich, weil der Drucker uniFLOW Online nicht erreichen kann. Stattdessen müssen Nutzer ihre Dokumente vor dem Drucken in ihrer Druckwarteschlange speichern und aus dieser heraus drucken.

Zweifaches Kontosystem

Die Budgetfunktionalität basiert auf dem Konzept des zweifachen Kontosystems, wobei zwischen primären und sekundären Konten unterschieden wird, um zwischen Aufstockungen durch eine Organisation/Schule und Aufstockungen durch Schüler oder Mitarbeiter zu unterscheiden. Die Gelder aus beiden Konten werden kombiniert, um das verfügbare Gesamtbudget zu ermitteln, das ein Benutzer zum Drucken oder Kopieren verwendet. Das primäre Konto wird zuerst für Druck- und Kopierkosten belastet. Auf das sekundäre Konto wird zugegriffen, wenn das primäre Konto nicht mehr über genügend Geld verfügt.

Automatisches Verwalten von Budgets

Administratoren können automatisch ein Budget nach Plan (neu) festlegen oder ein Budget aufstocken. Wenn neue Studenten zu Beginn des Studienjahres in das System aufgenommen werden, können sie automatisch ein Startbudget erhalten, damit sie bei Bedarf sofort drucken und kopieren können. Dadurch entfällt die manuelle Bearbeitung der Budgets für jeden einzelnen Studenten, was dem Systemverwalter wertvolle Arbeit und Zeit erspart.

Selbstständiges Aufladen durch Studenten

Studierende und Mitarbeiter können ihr Budget mit Hilfe eines unkomplizierten Zahlungsprozesses aufladen. Über die Weboberfläche von uniFLOW Online können Guthaben über PayPal™, Flywire (WPM) oder Quickpay aufgeladen werden, oder ein Mitarbeiter kann manuell Geld auf das Konto eines Benutzers aufladen, wenn ein Bargeldsystem erforderlich ist.